Le cocktail d’entreprise est un format qui plait beaucoup pour son côté informel et décontracté. En organisant une soirée d’entreprise, vous offrez à vos participants l’occasion de passer un moment agréable qui favorise la création de liens, tout en renforçant votre image de marque. Mais pour un événement réussi, chaque détail compte ! Quelles sont les étapes pour organiser un cocktail d'entreprise ?
Étapes pour organiser un cocktail d'entreprise réussi
1. Définir l’objectif
Voici quelques occasions propices à l'organisation d'un cocktail d'entreprise, aussi appelé cocktail dinatoire ou soirée d'entreprise :
Anniversaire d’entreprise,
Voeux de fin/début d’année,
Lancement d’un nouveau produit/service,
Achèvement d’un projet majeur pour récompenser le travail accompli,
Fusion ou acquisition pour célébrer et intégrer de nouvelles équipes,
Annonce à communiquer à vos collaborateurs.
2. Préparer la liste d’invités
En fonction de l’objectif et du budget de votre événement, vous devez établir une liste d’invités. Collaborateurs, partenaires ou clients ? 50 personnes ou plutôt 150 ?
Une fois votre liste constituée, la première étape est d’envoyer un “Save the date” qui permet aux invités de bloquer la date dans leur agenda sans pour autant avoir tous les détails finaux de l’événement. Il est généralement envoyé deux mois à l’avance, et suivi d’une invitation définitive plus détaillée, trois à quatre semaines avant l'événement.
Si le premier peut rester vague en ne précisant que la date et le nom de l’événement, assurez-vous que l'invitation inclut :
La date et l’heure d’arrivée,
Le lieu avec l’adresse précise,
La mention RSVP avec un contact.
Vous pouvez aussi éventuellement ajouter des informations sur l’accessibilité au lieu, le code vestimentaire, le déroulé de l’événement, ou encore une mention indiquant de vous prévenir en cas d’allergies ou de la présence de personnes à mobilité réduite (PMR).
Il est important d’avoir une idée précise du nombre final de participants pour les aspects logistiques du jour J (traiteur, parking, vestiaire, capacité du lieu, animation etc..)
3. Choisir le déroulé et le thème
Pour qu’un cocktail d’entreprise soit un succès, penser son déroulement bien en amont est primordial. Quel est l’objectif de votre événement ? Que voulez-vous que vos invités en retiennent une fois rentrés chez eux ?
En fonction des réponses à ces questions, vous devrez choisir entre temps de discours, temps de networking, animation, type de buffet mais aussi style de musique et de décor. Car la forme compte tout autant que le fond.
Vous pouvez également vous inspirer de la période de l’année choisie pour votre cocktail d’entreprise pour proposer un thème autour comme une soirée d’été au décor de vacances ou un cocktail de rentrée à l’ambiance automnale.
4. Sélectionner le lieu idéal
Bien que le type de lieu adapté à vos besoins dépende majoritairement des objectifs et des spécificités propres à chaque événement, le lieu pour une soirée d’entreprise doit répondre à des critères de base.
Il doit être accessible, avoir une capacité adéquate et correspondre à l’ambiance souhaitée (formelle, décontractée, élégant, thématique…). Assurez-vous de disposer de zones pour la nourriture et les boissons, ainsi que d’espaces pour les discussions.
Prévoyez un accueil pour gérer la liste des présences, un parking suffisant, une bonne signalisation, et, si nécessaire, des mesures de sécurité.
Renseignez-vous sur le mobilier ainsi que le matériel disponible sur place, et la possibilité d’utiliser une décoration en accord avec le thème de l’événement ou les couleurs de l’entreprise.
5. Organiser la restauration
Deux options de restauration sont envisageables pour une soirée d’entreprise : un cocktail dinatoire, permettant à vos convives de déambuler librement, ou alors un dîner assis, plus intimiste et adapté aux plus petits comités.
Pour le premier, le nombre d’amuse-bouches (canapés, petits fours, verrines) à prévoir dépend du type de cocktail organisé :
Apéritif : 4 à 6 bouchées par personne,
Cocktail dinatoire : 12 à 16 bouchées par personne.
Pour un diner assis, un repas de qualité avec une formule entrée/plat/dessert/fromage est attendu pour ce type d’événement à la fois convivial et prestigieux.
Renseignez-vous auprès des lieux sélectionnés car beaucoup proposent des formules complètes qui incluent un service traiteur en plus de la location d’espaces.
Enfin, pensez à proposer des boissons alcoolisées et non alcoolisées pour satisfaire toutes les envies et à engager suffisamment de personnel pour le service.
6. Prévoir des animations
Toujours en fonction de votre objectif et de votre budget, il existe un large éventail de choix d’animations pour ce type d’événements.
Des animations classiques :
Un groupe de musique live ou un DJ proposant une musique d’ambiance discrète mais agréable,
Un photobooth personnalisé aux couleurs de l’entreprise pour que les invités repartent avec un souvenir,
Un barman proposant des cocktails originaux dans le thème de l’événement,
Un karaoké sur scène pour que les invités puissent chanter leurs chansons préférées en groupe.
Des animations originales :
Une démonstration sportive ou artistique qui en mettra pleins les yeux de vos invités,
Une dégustation œnologique pour apprendre tout en passant un bon moment,
Un artiste qui sculpte ou peint une oeuvre en direct.
Des animations bien choisies peuvent transformer un bon cocktail d’entreprise en un événement mémorable.
7. Suivi post-événement
Après l’événement, envoyez des messages de remerciement et demandez des retours pour améliorer les futurs cocktails d’entreprise.
Le Manoir des Trois Sources : un écrin de verdure élégant près de Paris pour vos soirées d’entreprise
Pour organiser un cocktail d’entreprise réussi, le lieu joue un rôle déterminant. Le Manoir des Trois Sources, situé à proximité de Paris, est l’endroit idéal pour un événement élégant et mémorable. Voici pourquoi :
Un cadre enchanteur : Niché dans un écrin de verdure, le Manoir des Trois Sources offre un havre de paix loin de l’agitation urbaine. Sa terrasse spacieuse à l’esprit classique et élégant offre une vue sur un arboretum d’exception permettant à vos invités de déambuler tout en profitant de la beauté de la nature.
Facilité d'accès : Bien que situé au vert, le Manoir des Trois Sources est facilement accessible depuis Paris, aussi bien en transports en communs qu'en voiture, offrant ainsi le meilleur des deux mondes : la tranquillité de la campagne à une courte distance de la ville (20 km des Champs-Elysées).
Prestations haut de gamme : L'équipe du Manoir est à l'écoute et dévouée pour vous proposer des prestations de haute qualité, adaptées à vos besoins. Nous veillons à ce que chaque détail soit parfait, du service à la restauration, en passant par les animations et la décoration.
En choisissant le Manoir des Trois Sources pour votre cocktail d’entreprise près de Paris, vous offrez à vos invités une expérience unique, marquée par l’élégance, la convivialité et un service impeccable.
Nous sommes à l’écoute de vos besoins et vous accompagnons dans la sélection de chaque détail en amont et le jour J pour que votre cocktail d’entreprise soit un succès.